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Portuguese to English: Manual de controle do caixa pequeno ou fundo fixo de caixa General field: Bus/Financial Detailed field: Petroleum Eng/Sci
Source text - Portuguese Controle sobre o Caixa Pequeno ou Fundo Fixo de Caixa
I. CONCEITUAÇÃO:
A KAROON, para fazer frente a compras efetuadas por funcionários de itens ou serviços de baixo valor e em que não se justifique a utilização dos procedimentos normais de compra, instituiu o Caixa Pequeno, cujas diretrizes encontram-se especificadas nesta política.
Seu principal objetivo é configurar uma sistemática de controle que identifique com precisão os valores transacionados e mantidos no Caixa Pequeno, assegurando a confiabilidade e salvaguardando a responsabilidade dos profissionais encarregados do manuseio destes valores.
II.APROVAÇÕES E RESPONSABILIDADES:
O administrador do Caixa Pequeno nomeado no Termo de Responsabilidade exigido para a sua liberação é o encarregado de cumprir as diretrizes constantes nesta política.
Cabe ao Contas a pagar:
ß Fazer cumprir todas as diretrizes desta política no escritório do Rio de Janeiro
ß Orientar os usuários quanto a possíveis compras / pagamento pelo Caixa Pequeno
ß Executar a prestação de contas mensal ou a cada renovação de valor do caixa
ß Analisar a prestação de contas dos montantes autorizados a serem gastos
ß Controlar os Termos de Responsabilidade para o Caixa Pequeno.
III. DIRETRIZES:
Caixa Pequeno ou Fundo Fixo de Caixa é o montante estabelecido pela KAROON para a aquisição / reembolso de pequenas despesas discriminadas nesta política.
Os Fundos do Caixa Pequeno são usados para pagamento de pequenas despesas operacionais incrementais e emergenciais.
Sua utilização para compras até mesmo emergenciais deve, sempre que possível, ser evitada, optando-se pelos trâmites usuais do processo de aquisição (Contas a Pagar).
O Fundo do Caixa Pequeno é estabelecido de acordo com a necessidade do departamento / unidade não podendo ultrapassar o teto máximo de R$1.500,00 (hum mil e quinhentos reais).
As solicitações para a concessão do Caixa Pequeno para um departamento / unidade operacional devem ser feitas à Diretoria, através de correio eletrônico pelo futuro Administrador do Fundo fixo. Após a aprovação, a solicitação deve ser encaminhada ao Contas a pagar, este terá a responsabilidade de enviar a solicitação para a matriz na Austrália.
O dinheiro concedido para o Fundo Fixo deve ser guardado em caixa com tranca em local seguro ou cofre sob a responsabilidade do Administrador do Fundo.
Sob nenhum tipo de justificativa a KAROON assumirá o ônus por eventuais arrombamentos de armários e gavetas onde estava armazenado indevidamente parte do montante do Caixa Pequeno.
O Fundo Fixo está sujeito a auditorias a qualquer momento.
Não é permitida a renovação ou concessão de Caixa Pequeno para departamentos que estejam com alguma prestação de contas em aberto.
A prestação de contas do Fundo Fixo concedido aos Departamentos deve ser feita no prazo máximo de 30 (trinta) dias após a data de seu suprimento ou sempre que houver necessidade de nova solicitação de Caixa Pequeno. Independente desta diretriz, a KAROON se reserva o direito de, a qualquer momento, solicitar a prestação de contas do Fundo Fixo concedido ao Administrador do Fundo.
Apenas os funcionários de Compras e Administração / Manutenção Predial estão autorizados a utilizar o Caixa Pequeno envolvendo gastos unitários superiores a R$ 150,00 (cento e cinquenta reais).
Administradores de Fundo Fixo deverão prestar contas dos valores a ele concedidos anteriormente à saída por motivo de férias ou desligamento da empresa.
TERMOS DE RESPONSABILIDADE
O Termo de Responsabilidade para Fundo Fixo é preenchido e enviado para a matriz na Austrália pelo Contas a pagar.
O Termo de Responsabilidade precisa ter a assinatura do representante da Diretoria que aprovou e do administrador do Fundo.
ADMINISTRAÇÃO DO CAIXA PEQUENO
O administrador do Caixa Pequeno é o responsável pela organização de toda a movimentação financeira do valor a ele concedido.
A caixa destinada ao depósito do Fundo Fixo / cofre precisa estar permanentemente com o saldo atualizado, isto é, a soma do montante em dinheiro (espécie) com os recibos, cupom fiscal e notas fiscais ali armazenados precisa totalizar o valor concedido ao administrador no Termo de Responsabilidade.
Portanto, antes da retirada de qualquer quantia do Fundo Fixo é obrigatória:
ß A entrega da nota fiscal devidamente preenchida com a razão social da Karoon Petróleo e Gás S.A., recibo (se pessoa física incluir PIS e CPF) ou ainda outro documento fiscal válido (cupom fiscal com CNPJ e inscrição do estabelecimento), contendo a descrição da compra ou serviço seja na frente ou no verso.
O desembolso do dinheiro constante do Caixa Pequeno pode ser feito a título de reembolso (mediante a apresentação dos recibos / notas fiscais assinados por autoridade competente).
USOS NÃO AUTORIZADOS DO CAIXA PEQUENO
O Caixa Pequeno não poderá ser usado para pagar:
ß Adiantamentos de Viagens;
ß Reembolso de Despesas de Viagens;
ß Compras de materiais ou de ativos fixos (com exceção aos departamentos pré-autorizados);
ß Despesas para obtenção de Licenças, Alvarás, Certificados;
ß Participação em Seminários ou Conferências (inscrições, alimentação e transporte);
ß Subscrições, doações, sociedades de cotas de participação;
ß Compra ou gasto unitário cujo valor exceda R$ 150,00 (cento e cinqüenta reais).
ß Contas de consumo (luz, água, telefones e outras).
ß É terminantemente proibido o adiantamento a funcionários para fins pessoais.
SOLICITAÇÃO (SUPRIMENTO) DOS FUNDOS DO CAIXA PEQUENO
Para o reabastecimento de fundos do Caixa Pequeno é obrigatória a prévia prestação de contas pelo administrador do Fundo.
A prestação de contas do Caixa Pequeno é feita através do preenchimento de expense report com todas as notas fiscais, recibos, assinada pelo imediato Superior do administrador do Fundo.
O expense report aprovado é entregue ao Contas a pagar para as devidas análises, e após a verificação, é enviado a Diretoria para aprovação e, posteriormente para a Austrália.
Posteriormente, após aprovação da Austrália, o Contas a Pagar faz a contabilização dos valores e lançamentos no MXM.
A sugestão e orientação aos administradores do fundo é de que sempre que o saldo do valor em espécie disponível no Caixa Pequeno atingir o nível de 30% do teto a ele concedido, seja efetuada a prestação de contas do montante gasto até o momento, evitando-se o risco de desabastecimento. Caso não atinja o nível de 30% do teto, é aconselhável prestar contas uma vez por mês para que as despesas sejam lançadas na contabilidade dentro da competência da despesa.
Translation - English Petty Cash or Imprest Fund Control
I. CONCEPT:
KAROON established the Petty Cash Fund, whose guidelines are specified in this policy, to meet the costs of items or low cost services purchased by its employees when the regular purchasing processes are unjustified.
Its main goal is to set up a control system that allows the precise identification of the transactions and amounts kept in the Petty Cash Fund, ensuring reliability and safeguarding the responsibility of the professionals in charge of handling these amounts.
II. APROVALS AND RESPONSIBILITIES:
The Petty Cash Custodian appointed in the Statement of Responsibility required for the Petty Cash release is in charge of following the guidelines contained in this policy.
It’s the Accounts Payable’s duty:
To make sure the guidelines in this policy are complied with by the office in Rio de Janeiro and operating units.
To advise the users as to potential purchases/payments to be made using the Petty Cash Fund.
To do the monthly accounting or whenever the Petty Cash Fund under your responsibility is replenished.
To check the accounting of the authorized amounts to be managed by the Fund Custodian.
To ensure compliance with the Statement of Responsibility concerning the Petty Cash Fund.
III. GUIDELINES:
Petty Cash or Imprest Fund is the amount set by KAROON for the purchase/reimbursement of the small out-of-pocket expenditures laid out in this policy.
The Imprest Funds are used to pay for small additional or urgent operational expenditures.
Using it for purchases must be avoided whenever possible even in urgent situations, favoring the usual procedures of the purchasing process (Accounts Payable).
The Petty Cash Fund is set according to the needs of the department/unit and must not exceed the maximum ceiling of R$ 1,500.00 (one thousand and five hundred reais).
The department/operating unit’s request for a Petty Cash Fund must be addressed to the Board of Directors via email by the future Imprest Fund Custodian. Once approved, the request must be referred to the Accounts Payable, which will be responsible for sending it to the headquarters in Australia.
The money granted to the Imprest Fund must be kept in a safe place in a money box with lock or safe under the responsibility of the Fund Custodian.
Under no circumstances KAROON will be held responsible for any break-in into lockers and drawers in which part of the amount of the Petty Cash Fund had been wrongly stored.
The Imprest Fund is subject to audits at any time.
The granting or replenishment of a Petty Cash Fund is not allowed to departments that have any outstanding accounts.
The accounting of the Imprest Fund granted to the Departments must be done within the maximum period of 30 (thirty) days from the date of its granting or whenever it’s necessary to make a new request for a Petty Cash Fund. Regardless of this guideline, KAROON reserves the right to request the accounting of the Imprest Fund granted to the Fund Custodian at any time.
Only the employees of the Purchasing and Building Management/Maintenance departments are allowed to use the Petty Cash Fund for single expenditures of over R$ 150.00 (one hundred and fifty reais).
The Imprest Fund Custodians must account for the amounts granted to them before taking vacation leaves or termination of employment.
STATEMENT OF RESPONSIBILITY
The Statement of Responsibility for the Imprest Fund is filled out and sent to the headquarters in Australia by the Accounts Payable department.
The Statement of Responsibility has to be signed by the representative of the Board of Directors who approved it and by the Fund Custodian.
MANAGEMENT OF THE PETTY CASH FUND
The Petty Cash Custodian is responsible for the organization of all financial transactions regarding the amount granted to him.
The fund balance kept in the box meant for the deposit of the Imprest Fund/safe must always be kept up to date. That is, the amount in cash plus the receipts, customer receipts and invoices stored in the box must always add up to the total amount granted to the Custodian under the Statement of Responsibility.
Therefore, before the withdrawal of any amount from the Imprest Fund it’s required:
The submission of the invoice duly filled in with Karoon Gas’s trade name, receipt (if individual, include the Social Integration Program registry number and the Individual Taxpayer ID number) or another legal tax document (customer receipt with the Corporate Taxpayer ID Number and registration of the establishment) with the description of the purchase or service on the front or back of the document.
The disbursement of the money existing in the Petty Cash Fund may be carried out for purposes of reimbursement (upon presentation of the receipts/invoices signed by the competent authority).
UNAUTHORIZED USE OF THE PETTY CASH FUND
The Petty Cash Fund can’t be used to pay for:
Travel advances;
Reimbursement of Travel Expenses;
Purchase of materials or fixed assets (except preauthorized departments);
Costs of obtaining licenses, permits, certificates;
Seminar or convention attendance (registration fee, food and transportation);
Subscriptions, donations, unincorporated joint ventures;
Purchase or single expenditure whose value exceeds R$ 150.00 (one hundred and fifty reais).
Utility bills (electricity, water, phone and others).
Payroll advances are strictly forbidden for personal purposes.
REQUESTING (REPLENISHING) PETTY CASH FUNDS
In order to replenish the Petty Cash Funds the Fund Custodian must first do the accounting.
The Petty Cash Fund accounting is done through the filling out of the expense report together with all the invoices and receipts signed by the Fund Custodian’s immediate superior.
The approved expense report is submitted to the Accounts Payable for analysis. After being verified, it’s submitted to the Board of Directors for approval and then sent to Australia.
Later, after being granted approval in Australia, the Accounts Payable enters the amounts and recordings into MXM .
The Fund Custodians are advised to do the accounting of the amount spent whenever the remaining cash available in the Petty Cash Fund reaches 30% of the ceiling granted to him to avoid shortage. If the cash balance doesn’t reach 30% of the ceiling, the accounting should be done once a month so that the disbursements are entered into the company’s accounting.
English to Portuguese: Atualização de operação General field: Tech/Engineering Detailed field: Petroleum Eng/Sci
Source text - English Brazilian Regulator Approves the Assignment of a 35% equity interest in Karoon’s Santos Basin Block S‐M‐1166 to Pacific Rubiales
Karoon (ASX:KAR) is pleased to announce it has received notification from the Agência Nacional do Petróleo (“ANP”) that the assignment of block S‐M‐1166 to Pacific Rubiales Energy Corp (TSX:PRE;BVC:PREC; BOVESPA:PREB) (“Pacific Rubiales”) has been approved and that the transfer of a 35% participating interest in the block is now complete.
This follows the ANP approval for the assignment and subsequent transfer of a 35% interest in blocks S‐M‐1037, S‐M‐1101, S‐M‐1102 and S‐M‐1165 to Pacific Rubiales, announced on 28 October
2013.
On 19 September 2012 Karoon announced the execution of the final agreements for Pacific Rubiales to acquire a 35% interest in Karoon’s wholly owned Santos Basin Blocks, S‐M‐1101, S‐M‐1102, S‐M‐1037 and S‐M‐1165 with an option to acquire a 35% interest in S‐M‐1166. This transaction was conditional on obtaining regulatory approval from the ANP for the assignment.
As a consequence of this most recent approval, Pacific Rubiales is now a 35% equity interest holder in the Kangaroo and Bilby oil discoveries and in any additional exploration potential in Santos Basin Blocks S‐M‐1037, S‐M‐1101, S‐M‐1102, S‐M‐1165 and S‐M‐1166 (the “Blocks”). Pacific Rubiales is also required to fund its pro rata commitment in any further work programs in the Blocks.
Translation - Portuguese Agência reguladora brasileira aprova a cessão de 35% de participação no
Bloco S-M-1166 da Karoon na Bacia de Santos para a Pacific Rubiales
A Karoon (ASX:KAR) tem o prazer de anunciar que foi notificada pela Agência Nacional do Petróleo (“ANP”) de que a cessão do bloco S‐M‐1166 para a Pacific Rubiales Energy Corp. (TSX:PRE; BVC:PREC; BOVESPA:PREB) (“Pacific Rubiales”) foi aprovada e a transferência de 35% de participação no bloco está agora finalizada.
Isso se dá após a aprovação da cessão pela ANP e subsequente transferência de 35% de participação nos blocos S‐M‐1037, S‐M‐1101, S‐M‐1102 e S‐M‐1165 para a Pacific Rubiales, conforme anunciado em 28 de outubro de 2013.
Em 19 de setembro de 2012, a Karoon anunciou a celebração dos últimos contratos para que a Pacific Rubiales adquirisse 35% de participação nos blocos de propriedade total da Karoon na Bacia de Santos (S‐M‐1101, S‐M‐1102, S‐M‐ 1037 e S‐M‐1165), com opção de adquirir 35% de participação em S‐M‐1166. Essa transação estava sujeita à aprovação regulatória da cessão pela ANP.
Como consequência dessa aprovação, agora a Pacific Rubiales é detentora de 35% de participação nas descobertas de petróleo Kangaroo e Bilby e em todos os potenciais exploratórios adicionais nos Blocos da Bacia de Santos S‐M‐1037, S‐M‐1101, S‐M‐1102, S‐M‐1165 e S‐M‐1166 (os “Blocos”). Além disso, é dever da Pacific Rubiales financiar, conforme determinado proporcionalmente, qualquer programa de trabalho futuro a ser realizado nos Blocos.
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Graduate diploma - Universidade Estácio de Sá
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Years of experience: 16. Registered at ProZ.com: Oct 2009.
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